Halverwege de pilot Distributie

On 20 juni 2011, in Bibliotheek.nl, by rdoelen

Vandaag zijn we halverwege de pilot Distributie en is het tijd om een korte tussenstand op te maken. Ook blikken we alvast vooruit op de evaluatie van de pilot.

Stand van zaken

Plusbibliotheken en Provinciale Serviceorganisaties zijn positief over de pilot. In het begin waren er een aantal aanloopproblemen. Daarna is de nieuwe werkwijze vrij soepel ingevoerd. Wekelijks worden tussen de 800 en 1000 IBL-boeken verzonden. Van deze zendingen kon ongeveer 1% niet worden bezorgd omdat de juiste pakbon ontbrak of omdat de barcode niet werd afgedrukt. Ongeveer 80% van de heenzendingen wordt door bibliotheken weer via de pilot Distributie retour gezonden. Maandelijks worden ongeveer 100 zendingen naar de 4 aangesloten Universiteitsbibliotheken gestuurd.

De doorlooptijd van verzending van cd’s van de Centrale Discotheek is versneld.  (Plus)bibliotheken geven aan dat zendingen cd’s sneller en gelijkmatiger worden aangeboden. Medewerkers kunnen dagelijks een kleinere hoeveelheid zendingen verwerken in plaats van twee keer per week een grote zending. Doordat alle deelnemende Plusbibliotheken nu ook 5 keer per week worden bezocht door de transportdienst geldt dit ook voor de verwerking van IBL-boeken en andere boeken. Een medewerker van een Plusbibliotheek gaf daarnaast aan dat door het gebruik van de nieuwe pakbon en nieuwe verpakking (polyzip) een aanvraag ook sneller wordt afgehandeld. Daarnaast zijn er ook tal van verbeterpunten aangedragen.

Cijfers

Op basis van de bovengenoemde cijfers blijkt dat het totale aantal zendingen dat via de pilot Distributie wordt verwerkt achterblijft bij het aantal zendingen dat in de nulmeting is gemeten. Hoewel Plusbibliotheken gezamenlijk 14% meer zendingen aanleveren dan in de nulmeting is gemeten, verzenden ze relatief meer boeken naar elkaar dan is aangenomen in de nulmeting. Hierdoor blijft het totale aantal heen- en retourzendingen achter.

Evaluatie

De voorbereiding van de evaluatie van de pilot Distributie is gestart. De pilot wordt geëvalueerd op de volgende criteria:

  1. De verzendkosten voor de deelnemers van de pilot moeten goedkoper zijn dan de in de nulmeting gemeten kosten.
  2. De doorlooptijd van de heen- en de retourzending van een cd moet korter zijn dan de in de nulmeting gemeten doorlooptijd van het landelijk transport.
  3. 95% van de zendingen moet binnen 5 werkdagen afgeleverd zijn bij de aanvragende bibliotheek of Plusbibliotheek.
  4. De resultaten van het tevredenheidonderzoek onder de deelnemende Plusbibliotheken, CDR, PSO’s en een steekproef van bibliotheken zijn positief.

Voor deze evaluatie worden in de periode van 22 juni tot 8 augustus alle retour ontvangen pakbonnen gebruikt om de doorlooptijd van een heen- en retourzending van een IBL-boek te meten. De doorlooptijd van de cd’s wordt gemeten aan de hand van de retourlabels. Voor het tevredenheidonderzoek wordt een online enquête uitgezet onder deelnemende Plusbibliotheken, CDR, PSO’s en een steekproef van bibliotheken. Zij ontvangen hiervoor per e-mail of per post bericht.

Besluitvorming

Op basis van de resultaten van de evaluatie wordt in september een besluit genomen over de voortzetting van de pilot Distributie.

Planning

  • 22 juni tot 8 augustus: meting doorlooptijd en online tevredenheidonderzoek
  • 22 augustus: publicatie resultaten evaluatie
  • 22 augustus tot 16 september: besluitvorming in directies Plusbibliotheken, PSO’s en advies DB Plusbibliotheken en PSO NL.
  • 21 september: finale besluitvorming stuurgroep

Contact

Voor vragen kunt u contact opnemen via info@pilotdistributie.nl.

 

Op donderdag 23 juli is het content management systeem van deze website geupdate. Als gevolg hiervan blijft de pagina voor het aanmaken van een pakbon, retourbon of retourzending hangen. Het formulier om de deze bonnen aan te maken komt niet te voorschijn. Voor de korte termijn is onder de tekst “De pakbon wordt zo opgestart!” een link opgenomen om het formulier zelf op te starten.

In de tussentijd wordt aan een structurele oplossing gewerkt.

 

Met ingang van 1 juli 2014 wordt een nieuw, lager tarief gehanteerd voor de verzendingen van boeken via Distributie IBL: 2,70 euro (was: 3,10 euro).

Per 1 juli wordt nog drie maal per week door TNT Innight de nachtdistributie uitgevoerd (was: vier keer per week). Ook worden door TNT Innight voortaan bij alle PSO’s de haal- en brengritten met elkaar gecombineerd, met uitzondering van Probiblio. Door deze aanpassingen dalen de kosten, waardoor een lager tarief ingevoerd kan worden.

 

Rotterdam sluit zich ook aan

On 17 juni 2014, in Geen categorie, by talma

In de maand juli zal Bibliotheek Rotterdam ook als verzendende bibliotheek gebruik gaan maken van Distributie IBL. Redenen om aan te sluiten zijn het lage tarief , dat per 1 juli ingaat (2,70 euro)en de eenvoudige afhandeling. Momenteel verstuurt de bibliotheek jaarlijks zo’n  1.500 – 2.000 boeken buiten Noord- en Zuid-Holland.

 

In de maanden juni, juli en augustus wordt een enquête gehouden onder leden die materiaal ontvangen uit een andere provincie. De enquête is het initiatief van de SPN en opgesteld in overleg met de IBL medewerkers van de Plusbibliotheken. De enquête – een A4 met 7 vragen – wordt door de Plusbibliotheken de komende tien weken meegestuurd met het materiaal. De resultaten zullen worden gebruikt voor het optimaliseren van de dienstverlening.

U kunt de enquête ook hier downloaden.

 

NIEUWSBRIEF – JUNI 2013

On 17 juni 2013, in distributie IBL, evaluatie, by rspanier

Enquête
In de maanden juni, juli en augustus wordt een enquête gehouden onder leden die materiaal ontvangen uit een andere provincie. De enquête is het initiatief van de SPN en opgesteld in overleg met de IBL medewerkers van de Plusbibliotheken. De enquête – een A4 met 7 vragen – wordt door de Plusbibliotheken de komende tien weken meegestuurd met het materiaal. De resultaten zullen worden gebruikt voor het optimaliseren van de dienstverlening.

Optimalisatie dienstverlening
Momenteel worden alternatieve aanbiedingen voor de nachtdistributie onderzocht.
Uitgangspunt is een zo efficiënt en voordelig mogelijke aanpak, gecombineerd met acceptabele doorlooptijden. In de tweede helft van dit jaar volgt hierover besluitvorming.

Gebruik pakbonnen
Soms komt het nog voor dat bibliotheken materiaal voor een andere provincie versturen in de plastic envelop van Distributie IBL zonder pakbon met barcode. Dat levert extra kosten en extra doorlooptijd op. Bonnen kunnen worden aangemaakt via de website: www.distributieibl.nl.

Cijfers week 1 – 24
Overzicht van de zendingen in de periode week 1 tot en met week 23

 

Verhuisbericht Biblionet Drenthe

On 20 maart 2013, in pso, by rdoelen

Het nieuwe adres van Biblionet Drenthe wordt per 25 maart 2013:

Biblionet Drenthe
Weiersstraat 1E
9401 ET Assen

Telefoon 088 0128 000

Ongewijzigd:
Postbus 78
9400 AB Assen

www.biblionetdrenthe.nl

 

Retourzendingen naar UB Erasmus

On 14 maart 2013, in pakbonnen, by rdoelen

Voor het aanmaken van retourzendingen naar Plusbibliotheken en naar de UB Nijmegen, UB Tilburg en UB Erasmus is een speciale bon gemaakt: de retourbon. Hieronder wordt in het kort uitgelegd hoe deze bon aangemaakt kan worden:

Stap 1: selecteer in het menu pakbon
Stap 2: selecteerde de menu optie retourbon

retourbon

Stap 3: Log in met de gebruikersnaam en wachtwoord
Stap 4: Vul de gegevens van de IBL aanvraag in en selecteer Erasmus Universiteit Rotterdam.

retourbon2

 

De website is verhuisd

On 27 november 2011, in distributie IBL, by admin

Vanaf heden is de url voor DistributieIBL: www.distributieibl.nl. U kunt gewoon met uw bestaande login en wachtwoord inloggen. De website van de pilot Distributie is uit de lucht gehaald.

 

Van pilot distributie naar Distributie IBL

On 10 oktober 2011, in distributie IBL, by rspanier

Nieuwe wijze van distribueren wordt gecontinueerd

Dit jaar is in de maanden april tot en met september de pilot distributie uitgevoerd. De resultaten van de pilot zijn zodanig, dat de PSO’s en de Plusbibliotheken hebben besloten de nieuwe wijze van distribueren per 1-10-2011 structureel voort te zetten. De nieuwe benaming is: Distributie IBL.

Het streven is de huidige doorlooptijden (voor boeken en CD’s) te blijven realiseren, met behoud van het financiële voordeel voor de deelnemende bibliotheken en met een sluitende exploitatie.

De uitvoering komt geheel in handen van de Samenwerkende PSO’s Nederland. Landelijke coördinatie blijft uitgevoerd worden door het Servicecentrum Flevolandse Bibliotheken. Uitgangspunt blijft het gecombineerde gebruik van de provinciale distributienetwerken en nachtdistributie.

Aanpassingen

Om de uitvoering zo efficiënt mogelijk te maken en de exploitatie sluitende te krijgen zijn de volgende aanpassingen doorgevoerd, ten opzichte van de pilot distributie:

Minder ritten TNT Innight

Gebleken is dat vanuit een aantal provincies relatief weinig boeken geleverd worden aan de rest van het land. In die provincies zal TNT Innight voortaan dagelijks eenmaal langskomen en het brengen en halen van materialen combineren. Voortaan rijdt TNT Innight ook op Drenthe.

Provincie

Halen

Brengen

Halen en brengen

Groningen

X

X

Zeeland

X

X

Gelderland

X

X

Noord- & Zuid-Holland

X

X

Utrecht

X

X

Overijssel

X

Limburg

X

Friesland

X

Noord-Brabant

X

Flevoland

X

Drenthe

X

 

Minder extra ritten PSO’s

Tijdens de pilot werden de wekelijkse ritten door PSO’s naar Plusbibliotheken uitgebreid naar het niveau van 1 rit per dag. Door de Distributie IBL worden alleen nog de volgende extra ritten door PSO’s naar Plusbibliotheken vergoed: Den Haag en Utrecht.

 

Aanpassing tarief

De staffel komt te vervallen. Daarvoor in de plaats komt een eenheidsprijs van € 3,10,-.

Website en contact

Het IBL systeem blijft de pakbonnen leveren voor het versturen van de materialen.

Pakbonnen kunnen ook nog steeds via de ‘oude’ website worden gegenereerd: www.pilotdisitributie.nl.

Contact per e-mail kan nog steeds via info@pilotdistributie.nl.

Telefonisch contact (secretariaat SFB, Tessa Alma): 0320 – 269550.

Eind 2011 zal de nieuwe website in gebruik worden genomen.

 

Vervolg op de pilot Distributie

On 27 september 2011, in distributie IBL, by rspanier

Dit jaar is in de maanden april tot en met september de pilot distributie uitgevoerd.
De resultaten van de pilot zijn positief. De kans is groot dat de nieuwe distributie werkwijze op structurele basis zal worden voortgezet. De nieuwe benaming wordt: Distributie IBL.

De uitvoering van Distributie IBL gaat gepaard met een efficiënter rittenschema door TNT Innight en een aangepast aantal ritten door PSO’s op Plusbibliotheken. De staffel wordt vervangen door één tarief: € 3,10 per zending.
In de loop van deze laatste week van september wordt definitief duidelijk of alle betrokkenen  instemmen met de voortzetting van de pilot.

Ter borging van de continuïteit wordt Distributie IBL in elk geval in de maand oktober uitgevoerd. Boeken en CD’s kunnen in oktober op de gebruikelijke wijze, zoals dat tijdens de pilot is geïntroduceerd, worden verzonden en geretourneerd.
Zo gauw duidelijk is dat Distributie IBL structureel uitgevoerd gaat worden, zal daar over bericht worden.

Lelystad, 27 september 2011